📖 ERP System — 使用指南
本系统是一套轻量化、全中英文支持的企业资源规划平台，涵盖销售、采购、库存、物流与财务全流程，适合中小型企业日常运营管理使用。
🔍 什么是 ERP 系统
ERP（Enterprise Resource Planning，企业资源规划）是一种将企业各部门的业务流程整合在同一平台上的管理系统。传统企业各部门各自用不同工具记录数据（销售用 Excel、财务用会计软件、仓库用纸本），导致信息孤岛、重复输入、对账困难。
ERP 系统将这些流程打通：一张销售订单可以直接生成交货单 → 发票 → 收款单，库存自动扣减，应收账款实时更新，管理层随时掌握业务全貌。
⚙️ 系统功能模块
| 模块 | 文件缩写 | 功能说明 |
|---|---|---|
| 报价单 | QT | 向客户发出价格报价，可转换为销售订单 |
| 销售订单 | SO | 记录客户下单，关联交货与发票，追踪履行状态 |
| 交货单 | DO | 安排司机、车辆出货，记录交货地址与状态 |
| 销售发票 | INV | 向客户开具付款凭证，追踪应收账款与付款状态 |
| 收款单 | OR | 记录客户付款，自动更新发票余额与付款状态 |
| 贷项通知单 | CN | 处理退货/折让，减少客户应付金额 |
| 采购订单 | PO | 向供应商下单，追踪到货状态 |
| 收货单 | GRN | 验收到货，自动增加库存 |
| 采购发票 | PI | 记录供应商账单，追踪应付账款 |
| 付款凭证 | PV | 记录向供应商付款，更新应付余额 |
| 借项通知单 | DN | 处理退货/索赔，减少供应商应收金额 |
| 库存余额 | — | 实时查看所有产品库存量与补货预警 |
| 库存动态 | — | 完整库存进出记录（GRN/发货/调整） |
| 库存调整 | — | 手动修正盘点差异，记录调整原因 |
| 存货卡 | — | 单品历史动态查询，逐笔追溯库存变化 |
| 司机排班 | — | 安排司机与车辆出勤计划，路线记录 |
| 报关记录 | CCP | 进出口报关信息记录，追踪清关状态 |
| 零用金 | — | 记录日常小额现金支出，月度用量监控 |
| 银行账户 | — | 管理公司银行账户信息与余额 |
| 报表中心 | — | 销售/采购/AR/AP/库存/交货/零用金报表 |
🏭 适用行业
🎯 可用于什么目的
业务追踪
- 客户订单从下单到收款全流程追踪
- 每张单据有唯一编号，随时可查
- 自动计算应收 / 应付余额
库存管理
- 实时掌握库存量，避免缺货或积压
- 补货预警（库存低于安全线提示）
- 每笔库存变动有完整来源记录
财务管控
- 应收账款（AR）：客户欠款一目了然
- 应付账款（AP）：掌握供应商付款期限
- 逾期发票自动标红预警
物流协调
- 安排司机、车辆、出货路线
- 追踪每日交货状态
- 进出口报关记录与清关追踪
管理报表
- 月度销售 / 采购汇总趋势
- 库存周转与低库存预警报表
- 零用金支出分析
单据联动
- QT → SO → DO → INV → OR 全链路关联
- PO → GRN → PI → PV 采购链路关联
- 付款后自动更新发票状态
🔄 操作流程 — 销售流程
建立客户资料
在「基础资料 → 客户」页面添加客户名称、联系方式、地址等信息。后续所有单据可直接选取，自动填入客户名。
Customers
（可选）创建报价单
向客户发送正式报价，填写产品明细与价格。客户确认后可直接转换为销售订单。
QT
创建销售订单
客户确认下单后，创建 SO，填入产品、数量、单价。系统自动计算小计、税额与总额。
SO
安排交货
创建交货单，关联 SO，指定司机与车辆，填入交货地址与预计日期。出货后将状态更新为「Delivered」。
DO
开具销售发票
货物交付后，开具 INV 向客户请款。发票初始状态为「Unpaid」，系统追踪应收余额。
INV
记录收款
客户付款后，在收款单中记录金额与方式（银行转账 / 现金 / 支票）。系统自动计算剩余余额并更新发票状态为「Partial」或「Paid」。
OR
🔄 操作流程 — 采购流程
建立供应商资料
在「基础资料 → 供应商」添加供应商信息，包括联系方式、付款条款等。
Suppliers
创建采购订单
向供应商下单，填写产品、数量、单价与预计到货日期。
PO
验收到货（GRN）
货物到达后创建收货单，核对实收数量。系统自动将库存增加对应数量。
GRN
录入采购发票
收到供应商账单后，创建 PI 记录应付金额与到期日期，系统追踪应付账款。
PI
创建付款凭证
付款给供应商时，创建 PV 关联对应 PI。系统自动更新采购发票的付款状态与余额。
PV
💡 使用贴士
✅ 建议操作顺序：先在「基础资料」建好客户、供应商、产品资料，再开始创建交易单据。产品资料的单位与单价会在创建 SO/PO 时自动带入，节省时间。
✅ 单据编号：系统自动生成唯一编号（格式：PREFIX-YYYY-NNNN），可在「设置 → 单据编号」自定义前缀，例如
INV-2025-0001。
✅ 付款状态自动更新：记录收款单或付款凭证后，对应发票的「付款状态」会自动变为 Partial（部分付款）或 Paid（已付清），无需手动修改。
⚠️ 删除操作不可恢复：删除单据前请确认。删除 INV 或 PI 不会自动撤销已记录的收款 / 付款记录，请一并手动处理。
⚠️ 库存注意：系统库存以 GRN（收货）为增加来源，以 DO（交货）交货记录或手动库存调整为减少来源。若发现库存对不上，请到「库存动态」查看每笔变动记录。
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